#75 Die Kunst des Delegierens

00:00:00: Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihren Arbeitstag um zwei Stunden verkürzen und gleichzeitig die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.

00:00:09: Klingt unmöglich?

00:00:11: Ist es nicht.

00:00:13: Das Geheimnis liegt in einer der am meisten unterschätzten, aber wichtigsten Fähigkeiten für jeden Unternehmer.

00:00:21: Der Kunst des Delegierens.

00:00:24: Hallo und herzlich willkommen zur fünfundsebzigsten Folge von Plan Genial.

00:00:31: Ich bin Lia von Lia Smart.

00:00:33: Und ich bin Mike, Ihr Mentor für effektives Wachstum.

00:00:37: Heute sprechen wir über ein Thema, das für viele Unternehmer eine der größten Herausforderungen darstellt, das loslassen.

00:00:45: Wir zeigen ihnen, wie sie nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortung effektiv übertragen, um ihr Team zu stärken, sich selbst Freiräume zu schaffen und ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

00:00:58: Mike, warum fällt es so vielen Unternehmern so schwer, Aufgaben abzugeben?

00:01:03: Das ist eine hervorragende Frage, Lia.

00:01:05: Viele Gründer und Inhaber kleiner Unternehmen sind es gewohnt, alles selbst zu machen.

00:01:11: Sie waren der erste Verkäufer, der erste Marketingmanager und der erste Buchhalter.

00:01:16: Dieses Alles-Könner-Mindset ist in der Anfangsphase überlebenswichtig, wird aber schnell zur größten Wachstumsbremse.

00:01:26: Wer nicht lernt, loszulassen, wird zum Flaschenhals des eigenen Unternehmens.

00:01:31: Die Arbeit staut sich auf ihrem Schreibtisch, wichtige strategische Aufgaben bleiben liegen und die Motivation ihrer Mitarbeiter sinkt, weil sie sich nicht entfalten können.

00:01:42: Das klingt nach einem echten Teufelskreis.

00:01:45: Was sind die häufigsten Glaubenssätze, die Unternehmer vom Delegieren abhalten?

00:01:49: Ich höre immer wieder, niemand kann das so gut wie ich.

00:01:53: Oder, bis ich das erklärt habe, habe ich es schneller selbst gemacht.

00:01:58: Diese Glaubenssätze sind Gift für ihr Wachstum.

00:02:01: Delegieren ist keine Schwäche, sondern die größte Stärke einer Führungskraft.

00:02:06: Es ist ein Zeichen von Vertrauen in ihr Team und der Schlüssel zur Skalierung.

00:02:12: Aber wie delegiert man richtig?

00:02:14: Es reicht nicht, jemandem eine Aufgabe zuzuwerfen und zu hoffen, dass es gut geht.

00:02:20: Richtiges Delegieren ist ein strukturierter Prozess.

00:02:23: Haben Sie dafür ein System entwickelt?

00:02:25: Ja, genau.

00:02:27: Dafür haben wir das Trust Framework entwickelt.

00:02:30: Trust steht für Task Definieren, Ressourcen Bereitstellen, Unterstützung anbieten, Standards setzen und Transparenz schaffen.

00:02:41: Das ist ein Pfeif-Schrittesystem, das Ihnen hilft, Aufgaben sicher und effektiv zu übergeben.

00:02:47: Ein sehr passender Name für ein Delegationsframework.

00:02:51: Können Sie uns den ersten Schritt erklären?

00:02:54: Sehr gerne.

00:02:55: Der erste Schritt ist Task definieren.

00:02:58: Das ist der entscheidende erste Schritt.

00:03:00: Was genau soll erledigt werden?

00:03:03: Was ist das Ziel der Aufgabe?

00:03:05: Was ist das gewünschte Ergebnis?

00:03:08: Seien Sie so präzise wie möglich.

00:03:11: Statt zu sagen, kümmern Sie sich um die Social-Media-Posts, sagen Sie, Erstellen Sie bitte drei Instagram-Posts pro Woche zum Thema Kundengewinnung.

00:03:21: Das Ziel ist, unsere Interaktionsrate um zehn Prozent zu steigern.

00:03:27: Das Ergebnis soll ein Redaktionsplan in unserem Projektmanagement-Tool sein, den Sie mir jeden Montag zur Freigabe vorlegen.

00:03:36: Je klarer die Aufgabe definiert ist, desto wahrscheinlicher ist ein erfolgreiches Ergebnis.

00:03:42: Das ist wirklich ein großer Unterschied.

00:03:45: zu einer Wagenanweisung.

00:03:47: Haben Sie noch ein weiteres Beispiel?

00:03:49: Sehr gerne.

00:03:50: Nehmen wir die Organisation eines Team-Events.

00:03:54: Statt organisieren Sie das Sommerfest, wäre eine bessere Anweisung.

00:03:59: Ich übertrage Ihnen die volle Verantwortung für die Organisation unseres Sommerfestes am fünftzehn, August.

00:04:07: Das Ziel ist ein entspannter Nachmittag zur Stärkung des Teamzusammenheits.

00:04:12: Ihr Budget beträgt zweitausend Euro.

00:04:15: Bitte präsentieren Sie mir bis zum ersten Juli drei Vorschläge für Locations und Catering.

00:04:23: Sie haben die Befugnis, Angebote einzuholen und mit den Anbietern zu verhandeln.

00:04:28: Die finale Entscheidung treffen wir gemeinsam.

00:04:31: Dieser Grad an Detailtiefe nimmt dem Mitarbeiter die Unsicherheit und gibt ihm einen klaren Handlungsrahmen.

00:04:39: Das macht absolut Sinn.

00:04:41: Was ist der zweite Schritt im Trust Framework?

00:04:43: Der zweite Schritt ist Ressourcen bereitstellen.

00:04:46: Hat der Mitarbeiter alles, was er braucht, um die Aufgabe zu erledigen?

00:04:51: Dazu gehören nicht nur materielle Ressourcen wie Zugang zu Software oder Budgets, sondern auch Informationen und Befugnisse.

00:05:01: Wenn ein Mitarbeiter einen neuen Lieferanten recherchieren soll, braucht er vielleicht Zugriff auf bestehende Verträge oder die Befugnis, Angebote einzuholen.

00:05:11: Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Ressourcen von Anfang an zur Verfügung stehen.

00:05:16: Wie sieht das konkret beim Beispiel des Team-Events aus?

00:05:20: Im Beispiel des Team-Events bedeutet das, dem Mitarbeiter eine Liste aller Teammitglieder mit eventuellen Allergien oder Diätwünschen zu geben.

00:05:30: ihm die Kontaktdaten von Locations zur Verfügung zu stellen, mit denen das Unternehmen bereits gute Erfahrungen gemacht hat und ihm vor allem auch die notwendige Zeit im Arbeitsalltag einzuräumen, um sich um die Organisation zu kümmern.

00:05:46: Eine proaktive Frage wie, welche Informationen oder Ressourcen benötigen Sie von mir, um diese Aufgabe bestmöglich zu erledigen?

00:05:57: Öffnet die Tür für einen ehrlichen Dialog und zeigt, dass sie als Unterstützer agieren, nicht nur als Auftraggeber.

00:06:06: Das ist ein wichtiger Punkt.

00:06:09: Oft scheitert Delegation wahrscheinlich genau daran, dass die Ressourcen fehlen.

00:06:15: Was ist der dritte Schritt?

00:06:16: Der dritte Schritt ist Unterstützung anbieten.

00:06:20: Machen Sie klar, dass Sie als Ansprechpartner zur Verfügung stehen, aber vermeiden Sie es, sich ständig einzumischen.

00:06:28: Vereinbaren Sie feste Check-in-Termine, zum Beispiel einmal pro Woche für fünfzehn Minuten, um den Fortschritt zu besprechen und Fragen zu klären.

00:06:39: Das gibt dem Mitarbeiter Sicherheit ohne ihn zu micromanagen.

00:06:44: Eine gute Frage ist, Welche Unterstützung brauchen Sie von mir, um diese Aufgabe erfolgreich zu erledigen?

00:06:51: Wie unterscheidet sich das von Mikromanagement?

00:06:54: Statt zu fragen, wie weit sind Sie?

00:06:57: Fragen Sie besser, wo stehen Sie gerade?

00:07:00: Gibt es Hindernisse, bei denen ich Sie unterstützen kann?

00:07:03: Was ist Ihr Plan für die nächste Woche?

00:07:06: Das sind offene Coaching-Fragen, die den Mitarbeiter zum Nachdenken anregen und ihm das Gefühl geben, den Prozess selbst in der Hand zu haben.

00:07:15: Es geht darum, als Mentor zu agieren, nicht als Kontrolleur.

00:07:19: Das ist ein fundamentaler Unterschied in der Haltung.

00:07:23: Das leuchtet ein.

00:07:24: Was ist der vierte Schritt?

00:07:26: Der vierte Schritt ist Standards setzen.

00:07:29: Wie messen Sie den Erfolg?

00:07:31: Definieren Sie klare Qualitätsstandards und Deadlines.

00:07:35: Woran erkennen Sie, dass die Aufgabe gut erledigt wurde?

00:07:39: Diese Standards müssen realistisch und messbar sein.

00:07:43: Sie geben dem Mitarbeiter eine klare Orientierung und machen das Ergebnis objektiv bewertbar.

00:07:49: Das verhindert spätere Diskussionen über die Qualität der Arbeit.

00:07:54: Können Sie auch hier ein konkretes Beispiel geben?

00:07:57: Im Beispiel des Sommerfestes wären das Kriterien wie Das Budget wurde eingehalten, das Feedback der Mitarbeiter war zu neunzig Prozent positiv, die Organisation verlief reibungslos ohne Pannen und die Veranstaltung fand pünktlich statt.

00:08:13: Diese Standards sollten nicht nur von Ihnen kommen.

00:08:17: Fragen Sie den Mitarbeiter.

00:08:20: Woran würden Sie selbst erkennen, dass Sie diese Aufgabe exzellent erledigt haben?

00:08:25: Das fördert die Eigenverantwortung und führt oft zu noch höheren Standards, als sie selbst angesetzt hätten.

00:08:33: Menschen sind oft ihre eigenen härtesten Kritiker.

00:08:37: Und wenn sie ihre eigenen Maßstäbe setzen, sind sie viel motivierter, diese auch zu erreichen.

00:08:43: Das ist wirklich ein kluger psychologischer Ansatz.

00:08:47: Was ist der fünfte und letzte Schritt im Trust Framework?

00:08:51: Der fünfte Schritt ist Transparenz schaffen.

00:08:55: Kommunizieren Sie die delegierte Aufgabe und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten auch an den Rest des Teams.

00:09:03: Das schafft Klarheit über die neuen Zuständigkeiten und stärkt die Position des Mitarbeiters, dem die Aufgabe übertragen wurde.

00:09:11: Es zeigt auch dem gesamten Team, dass Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeiter haben und deren Entwicklung fördern.

00:09:18: Sagen Sie zum Beispiel im nächsten Team-Meeting.

00:09:22: Ab sofort ist Sarah für die Organisation aller Team-Events verantwortlich.

00:09:27: Bitte wendet euch mit allen Fragen und Wünschen direkt an sie.

00:09:32: Das gibt Sarah die Autorität, die sie braucht, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen.

00:09:38: Und was passiert nach Abschluss der Aufgabe?

00:09:41: Geben Sie dem Mitarbeiter nach Abschluss der Aufgabe die Anerkennung für den Erfolg.

00:09:46: loben sie ihn vor dem gesamten Team.

00:09:49: Das motiviert nicht nur ihn, sondern auch alle anderen, ebenfalls mehr Verantwortung zu übernehmen.

00:09:57: Erfolgreiche Delegation schafft eine positive Spirale.

00:10:01: Je mehr sie delegieren, desto kompetenter wird ihr Team und desto mehr können sie delegieren.

00:10:07: Das Trust Framework klingt wirklich sehr praktisch.

00:10:11: Aber ich vermute, die größte Hürde ist oft nicht das Wie.

00:10:16: Sondern das, warum nicht?

00:10:20: Viele Unternehmer haben wahrscheinlich Angst vor Kontrollverlust.

00:10:23: Absolut richtig, Lia.

00:10:25: Die psychologischen Barrieren sind oft größer als die Praktischen.

00:10:30: Ich höre immer wieder, niemand kann das so gut wie ich.

00:10:34: Mag sein, dass sie eine bestimmte Aufgabe heute besser erledigen können als ihr Mitarbeiter.

00:10:40: Aber erstens, wie viel besser?

00:10:42: Wenn Sie eine Aufgabe zu one-hundert Prozent erledigen und Ihr Mitarbeiter schafft IT-Prozent, ist das in den meisten Fällen völlig ausreichend.

00:10:53: Zweitens.

00:10:54: Ihr Mitarbeiter wird mit jeder Wiederholung besser.

00:10:58: Beim Tenth Mal macht er es vielleicht genauso gut wie Sie und beim Twentieth Mal vielleicht sogar besser, weil er sich spezialisiert hat.

00:11:07: Das ist eine interessante Perspektive.

00:11:11: Es ist also eine Investition in die Zukunft.

00:11:14: Genau, Sie investieren diese Zeit einmal und gewinnen Sie danach bei jeder Wiederholung der Aufgabe zurück.

00:11:22: Rechnen Sie es durch.

00:11:24: Wenn Sie two Stunden investieren, um jemanden one Aufgabe zu erklären, die Sie normalerweise jede Woche, eine Stunde lang selbst machen, haben Sie nach zwei Wochen Ihre Investition zurück.

00:11:37: Nach ohnem Jahr haben sie fiftie Stunden gewonnen.

00:11:41: Das sind mehr als sechs Arbeitstage, die sie für strategische Aufgaben nutzen können.

00:11:47: Das ist eine beeindruckende Rechnung.

00:11:49: Was sagen Sie zu dem Einwand?

00:11:51: Ich habe niemanden, dem ich das anvertrauen kann.

00:11:54: Dann ist das Ihr eigentliches Problem, nicht die Delegation.

00:11:59: Wenn Sie niemanden in Ihrem Team haben, dem Sie eine wichtige Aufgabe anvertrauen können, müssen Sie entweder in die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter investieren oder neue Mitarbeiter einstellen.

00:12:11: Ein Unternehmen, das vollständig von einer Person abhängt, ist extrem fragil.

00:12:17: Was passiert, wenn Sie krank werden oder in den Urlaub fahren?

00:12:21: Delegation ist nicht nur eine Effizienzfrage, sondern auch eine Risikomanagement-Strategie.

00:12:29: Wie sollte man am besten anfangen, wenn man bisher wenig delegiert hat?

00:12:33: Fangen Sie klein an!

00:12:35: Delegieren Sie eine kleine, widerkehrende Aufgabe, die nicht geschäftskritisch ist.

00:12:40: Nutzen Sie das Trust Framework.

00:12:43: Geben Sie konstruktives Feedback.

00:12:46: Feiern Sie den Erfolg gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter.

00:12:49: Jeder erfolgreiche Delegationsprozess stärkt das Vertrauen auf beiden Seiten und macht es beim nächsten Mal einfacher.

00:12:58: Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie in einer typischen Woche erledigen.

00:13:03: Markieren Sie die Aufgaben, die nur Sie erledigen können, weil Sie strategische Entscheidungen oder spezifisches Wissen erfordern.

00:13:12: Alles andere ist potenziell delegierbar.

00:13:16: Das ist eine sehr praktische Übung.

00:13:19: Gibt es bestimmte Aufgaben, die man auf keinen Fall delegieren sollte?

00:13:24: Ja, es gibt drei Kategorien von Aufgaben, die Sie als Unternehmer nicht delegieren sollten.

00:13:31: Erstens.

00:13:32: Strategische Entscheidungen über die Ausrichtung des Unternehmens.

00:13:37: Zweitens.

00:13:38: Personalentscheidungen wie Einstellungen, Beförderungen oder Kündigungen.

00:13:43: Drittens.

00:13:44: Aufgaben, die ihre persönliche Expertise oder ihr Netzwerk erfordern.

00:13:49: Zum Beispiel Verhandlungen mit Schlüsselkunden oder Investoren.

00:13:54: Alles andere können und sollten sie im Laufe der Zeit delegieren.

00:13:59: Was ist mit der Angst, dass Mitarbeiter Fehler machen?

00:14:02: Fehler sind Teil des Lernprozesses.

00:14:05: Wenn Sie erwarten, dass jemand eine neue Aufgabe sofort perfekt erledigt, werden Sie enttäuscht sein.

00:14:12: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Erlaubnis, Fehler zu machen, solange Sie daraus lernen.

00:14:18: Schaffen Sie eine Kultur, in der Fehler als Lernchancen gesehen werden?

00:14:23: Nicht als Katastrophen.

00:14:25: Natürlich sollten Sie bei geschäftskritischen Aufgaben anfangs engmaschiger kontrollieren und die Eigenverantwortung schrittweise erhöhen.

00:14:34: Aber grundsätzlich gilt, wer nie Fehler macht, lernt auch nie dazu.

00:14:38: Das ist eine sehr gesunde Fehlerkultur.

00:14:42: Wie sollte man reagieren, wenn man eine Aufgabe delegiert hat?

00:14:46: Und das Ergebnis ist nicht zufriedenstellend.

00:14:49: Erstens.

00:14:50: Geben Sie konstruktives Feedback.

00:14:52: Erklären Sie konkret, was nicht Ihren Erwartungen entspricht und warum.

00:14:57: Zweitens, fragen Sie nach der Perspektive des Mitarbeiters.

00:15:02: Vielleicht gab es Hindernisse, von denen Sie nichts wussten.

00:15:06: Drittens, überlegen Sie gemeinsam, wie es beim nächsten Mal besser laufen kann.

00:15:12: War die Aufgabe klar genug definiert?

00:15:15: Waren alle Ressourcen vorhanden?

00:15:17: War die Unterstützung ausreichend?

00:15:19: Oft liegt das Problem nicht beim Mitarbeiter, sondern beim Delegationsprozess selbst.

00:15:25: Das Trust-Framework hilft Ihnen systematisch zu überprüfen, wo es gehakt hat.

00:15:31: Das ist ein sehr fairer und konstruktiver Ansatz.

00:15:35: Gibt es Tools oder Systeme, die beim Delegieren helfen können?

00:15:40: Auf jeden Fall.

00:15:41: Ein gutes Projektmanagement-Tool wie Asana, Trello oder Monday.com ist Gold wert.

00:15:48: Dort können Sie Aufgaben zuweisen, Deadlines setzen, Dateien anhängen und den Fortschritt verfolgen, ohne ständig Nachfragen zu müssen.

00:15:57: Auch ein gemeinsames Dokumentationssystem, wie Notion oder Confluence, hilft enorm.

00:16:04: Dokumentieren Sie Prozesse und Arbeitsabläufe, sodass Mitarbeiter selbst ständig nachschlagen können, wie etwas funktioniert.

00:16:14: Das reduziert die Anzahl der Rückfragen und macht sie weniger unentbehrlich.

00:16:19: Das sind sehr praktische Tipps.

00:16:21: Wie oft sollte man delegierte Aufgaben überprüfen?

00:16:24: Das hängt von der Komplexität der Aufgabe und der Erfahrung des Mitarbeiters ab.

00:16:30: Bei einer neuen komplexen Aufgabe oder einem unerfahrenen Mitarbeiter sind wöchentliche Check-ins sinnvoll.

00:16:38: Bei einer routinierten Aufgabe und einem erfahrenen Mitarbeiter reicht oft ein monatliches Gespräch.

00:16:44: Wichtig ist, vereinbaren Sie die Frequenz im Voraus und halten Sie sich daran.

00:16:50: Vermeiden Sie es, ständig unangemeldet nachzufragen.

00:16:54: Das wirkt wie Misstrauen und untergräbt die Eigenverantwortung.

00:16:59: Was ist der größte Fehler, den Unternehmer beim Delegieren machen?

00:17:03: Der größte Fehler ist, die Aufgabe zurückzunehmen, sobald es schwierig wird.

00:17:09: Der Mitarbeiter kommt mit einem Problem zu ihnen und statt ihn zu coachen, übernehmen sie die Aufgabe wieder selbst.

00:17:17: Das ist fatal.

00:17:18: Erstens lernt der Mitarbeiter, dass er nur lange genug warten muss, bis sie es wieder selbst machen.

00:17:25: Zweitens signalisieren sie Misstrauen.

00:17:29: Drittens sind sie wieder genau da, wo sie angefangen haben.

00:17:34: Wenn ein Mitarbeiter mit einem Problem kommt, stellen Sie Fragen.

00:17:38: Was haben Sie bereits versucht?

00:17:40: Welche Lösungsansätze sehen Sie?

00:17:43: Was würden Sie an meiner Stelle tun?

00:17:45: Helfen Sie ihm die Lösung selbst zu finden, statt Sie ihm zu geben.

00:17:49: Das ist wirklich Coaching statt Micromanagement.

00:17:53: Können Sie zum Abschluss noch einmal die wichtigsten Erkenntnisse dieser Folge zusammenfassen?

00:17:58: Sehr gerne.

00:17:59: Erstens.

00:18:00: Delegieren ist keine Schwäche.

00:18:02: sondern die wichtigste Fähigkeit für skalierbares Wachstum.

00:18:07: Zweitens nutzen Sie das Trust Framework, um Aufgaben strukturiert und erfolgreich zu übergeben.

00:18:14: Drittens überwinden Sie Ihre psychologischen Barrieren.

00:18:19: Niemand kann alles allein machen.

00:18:21: Viertens fangen Sie klein an und steigern Sie sich schrittweise.

00:18:27: Fünftens, schaffen Sie eine Kultur des Vertrauens und der Eigenverantwortung.

00:18:33: Ihre Mitarbeiter wollen wachsen und Verantwortung übernehmen.

00:18:38: Geben Sie Ihnen die Chance dazu.

00:18:40: Für alle, die jetzt loslegen wollen, haben wir auf plangenial.de eine Delegationscheckliste und eine Vorlage für Aufgabenbeschreibungen zum Download bereitgestellt.

00:18:53: Wenn Sie lernen wollen, wie Sie die richtigen Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter delegieren und dabei eine Kultur des Vertrauens und der Verantwortung schaffen, dann ist unser AVGS gefördertes Führungskräfte Coaching genau das Richtige für Sie.

00:19:10: Wir helfen Ihnen vom Macher zum Manager zu werden und Ihr Unternehmen auf das nächste Level zu heben.

00:19:17: Alle Informationen dazu finden Sie auf plangenial.de.

00:19:22: Das war die fünfundsebzigste Folge von Plan Genial.

00:19:26: Wir hoffen, Sie haben den Mut und die Werkzeuge, um den wichtigsten Schritt für Ihr unternehmerisches Wachstum zu gehen.

00:19:34: Das loslassen.

00:19:36: Vertrauen Sie Ihrem Team, schaffen Sie sich Freiräume, arbeiten Sie an Ihrem Unternehmen, nicht nur in Ihrem Unternehmen.

00:19:45: Bis zum nächsten Mal bei Plan Genial.

00:19:51: Jedoch können wir keine Garantie für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der Inhalte übernehmen.

00:19:58: Die Informationen zum Thema Delegation dienen der allgemeinen Information und stellen keine Unternehmensberatung dar.

00:20:06: Jede Delegationsentscheidung sollte auf Basis der individuellen Situation im Unternehmen getroffen werden.

00:20:11: Jeder Hörer handelt eigenverantwortlich und trägt das volle Risiko seiner Entscheidung.

00:20:17: Plan genial übernimmt keine Haftung für Schäden oder Verluste, die aus der Nutzung der in diesem Podcast bereitgestellten Informationen entstehen könnten.

00:20:25: Danke.