#70 Digitale Tools für effiziente Geschäftsprozesse

00:00:00: Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen läuft wie ein Schweizer Urwerk.

00:00:05: Aufgaben werden wie von selbst erledigt.

00:00:09: Informationen fließen reibungslos.

00:00:12: Und Sie haben endlich den Kopf frei, um am Stadt nur im Unternehmen zu arbeiten.

00:00:18: Was wie ein unerreichbarer Traum für viele gestresste Unternehmer klingt, ist heute dank intelligenter digitaler Werkzeuge greifbarer denn je.

00:00:29: Es geht nicht darum mehr zu arbeiten, sondern darum, die Arbeit klüger zu organisieren.

00:00:36: Willkommen im Maschinenraum der Effizienz.

00:00:39: Hallo und herzlich willkommen zur siebzigsten Folge von Plan Genial.

00:00:44: Ich bin Lia von Lia Smart.

00:00:47: Wir setzen unsere Reise für Gründer und KMU fort und ich verspreche Ihnen, die heutige Folge wird Ihr Arbeitsleben verändern.

00:00:56: Und ich bin Mike.

00:00:58: Ihr Mentor für skalierbare Unternehmen.

00:01:01: Wir haben Ihr Feedback sehr ernst genommen.

00:01:04: Diese Folge wird nicht nur Folgepackt mit wertvollen Inhalten sein, sondern wir nehmen uns auch die Zeit, tief ins Detail zu gehen, um die versprochenen Fifteen Minuten mit echtem Mehrwert zu füllen.

00:01:18: Der logische nächste Schritt unserer Serie ist entscheidend.

00:01:22: Sie haben gelernt, Kunden zu gewinnen und ihr Unternehmen zu finanzieren.

00:01:28: Jetzt müssen Sie die Grundlage für nachhaltiges Wachstum schaffen, indem Sie Ihre internen Prozesse optimieren.

00:01:36: Sonst ertrinken Sie immer folg, bevor er richtig begonnen hat.

00:01:41: Das ist ein so wahrer Punkt, Mike.

00:01:43: Viele Unternehmer sind brillante Fachleute in Ihrem Gebiet.

00:01:47: Aber sie sind keine Prozessmanager.

00:01:50: Sie jonglieren mit Emails, Exelisten, Notizzetteln und Terminkalendern.

00:01:56: Das funktioniert vielleicht mit fünf Kunden.

00:01:59: Aber bei Fünfzig bricht das System zusammen.

00:02:03: Es führt zu Fehlern, verpassten Fristen und totaler Überlastung.

00:02:08: Die gute Nachricht ist, die Lösung ist oft nur ein paar Klicks entfernt.

00:02:12: Genau.

00:02:14: Es geht darum, das Chaos zu bändigen und ein System zu schaffen, das für sie arbeitet.

00:02:22: Nicht gegen sie.

00:02:24: Um das zu strukturieren, haben wir das Focus-Framework entwickelt.

00:02:30: Fünf Kernbereiche, in denen digitale Tools für kleine Unternehmen den größten Hebel haben.

00:02:37: Fokus steht für Finanzen und Buchhaltung, Organisation und Projekte, Kundenbeziehungen, CRM, Unternehmenskommunikation und Schnittstellen und Automatisierung.

00:02:52: Ein klares Framework, das alle wichtigen Bereiche abdeckt.

00:02:57: Lass uns direkt mit dem oft ungeliebten, aber überlebenswichtigen Thema anfangen.

00:03:02: Finanzen und Buchhaltung

00:03:05: Viele Gründer machen ihre Buchhaltung am Anfang manuell oder mit Excel.

00:03:11: Das ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und rechtlich heikel.

00:03:19: Moderne Online-Buchhaltungstools wie LexOffice, Saftesk oder Buchhaltungsbattler sind hier ein absoluter GameChanger.

00:03:29: Sie können Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen, ihre Bankkonten verknüpfen, sodass Zahlungseingänge automatisch zugeordnet werden und Belege einfach mit dem Handy abfotografieren und hochladen.

00:03:46: Das spart nicht nur Stunden an Arbeit jeden Monat, sondern gibt Ihnen auch jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über Ihre finanzielle Situation.

00:03:56: Und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird zum Kinderspiel, da er einfach einen digitalen Zugang bekommt.

00:04:03: Allein dieser eine Punkt kann einem Gründer so viel Kopfzerbrechen ersparen.

00:04:08: Man hat die Finanzen im Griff und ist rechtssicher aufgestellt.

00:04:13: Kommen wir zum zweiten Bereich, der oft chaotisch ist.

00:04:16: Organisation und Projekte.

00:04:19: Wer macht was bis wann?

00:04:22: Diese einfache Frage ist in vielen kleinen Teams erstaunlich schwer zu beantworten.

00:04:28: Hier helfen Projektmanagement Tools.

00:04:32: Für Einsteiger sind visuelle Tools wie Trello oder Asana genial.

00:04:38: Sie arbeiten mit digitalen Opboards, auf denen sie Aufgaben als Karten anlegen und sie durch verschiedene Spalten wie zu tun, in Arbeit und erledigt schieben.

00:04:51: Sie können Aufgaben Personen zuweisen, Fristen setzen, Checklisten hinzufügen und Datein anhängen.

00:05:01: Das schafft eine unglaubliche Transparenz.

00:05:05: Jeder im Team weiß jederzeit, was der Stand der Dinge ist.

00:05:10: Es gibt keine Ausreden mehr wie, das habe ich nicht gewusst.

00:05:14: Oder ist das schon erledigt?

00:05:18: Für komplexere Projekte sind Tools wie Monday.com oder ClickUp eine Überlegung wert.

00:05:25: die noch mehr Funktionen bieten.

00:05:27: Das klingt, als würde man ein gemeinsames externes Gehirn für das ganze Team schaffen.

00:05:34: Das entlastet den Kopf des Unternehmers enorm, der sonst versucht, alles im Blick zu behalten.

00:05:41: Der dritte Punkt im Focus Framework ist für das Wachstum entscheidend.

00:05:46: Kundenbeziehungen,

00:05:47: also CRM.

00:05:49: CRM steht für Customer Relationship Management.

00:05:53: Viele denken, das sei nur etwas für große Konzerne.

00:05:57: Ein fataler Fehler.

00:05:59: Ein CRM-System ist das Herzstück ihres Vertriebs- und Marketings.

00:06:05: Selbst kostenlose Versionen von Tools wie HubSpotCRM oder SohoCRM können ihr Business revolutionieren.

00:06:13: Ein CRM ist im Grunde eine zentrale Datenbank für alle ihre Kontakte.

00:06:18: Kunden, Interessenten, Partner.

00:06:22: Für jeden Kontakt sehen Sie die gesamte Historie.

00:06:25: Jede E-Mail, jeden Anruf, jede Notiz, jeden Kauf.

00:06:32: Sie können Aufgaben erstellen, wie in einer Woche nachfassen.

00:06:37: Sie können Ihre Verkaufschancen in einer Pipeline visualisieren und sehen genau, wo potenzielle Kunden im Verkaufsprozess stehen.

00:06:47: Das verhindert, dass Ihnen wertvolle Leads durch die Lappen gehen.

00:06:51: Nur weil sie den Überblick verloren haben.

00:06:54: Das ist die Professionalisierung des Vertriebs.

00:06:57: Weg von der Zettelwirtschaft hin zu einem systematischen Prozess.

00:07:02: Das ist besonders wichtig, wenn das Team wächst und nicht mehr nur eine Person den Kunden Kontakt hat.

00:07:10: Kommen wir zur Unternehmenskommunikation.

00:07:13: Die interne Kommunikation per E-Mail ist ineffizient.

00:07:17: Wichtige Informationen gehen in der Flut unter.

00:07:21: Man sucht ewig nach alten Absprachen.

00:07:24: Und neue Teammitglieder haben keinen Zugriff auf die bisherige Kommunikation.

00:07:30: Hier sind Teamchat-Tools wie Slack oder Microsoft-Teams die Lösung.

00:07:37: Die Kommunikation wird in Themen basierten um Kanälen organisiert, z.B.

00:07:42: iStrike Marketing, Hashashash, Projektekunde ex ÖBSÜ oder all allgemein.

00:07:50: Das macht die Kommunikation übersichtlich und nachvollziehbar.

00:07:55: Man kann schnell Dateien teilen, Videoanrufe starten und vor allem, man kann andere Tools integrieren.

00:08:03: Eine neue Kundenanfrage.

00:08:05: Eine Benachrichtigung erscheint direkt im Paarisch Vertriebkanal.

00:08:10: Das Team kann sofort reagieren.

00:08:12: Das beschleunigt die internen Abläufe enorm und trennt die schnelle interne Absprache von der Formellerin externen E-Mail-Kommunikation.

00:08:22: Das bringt uns zum letzten magischen Punkt.

00:08:25: Schnittstellen und Automatisierung.

00:08:28: Das ist die Königsdisziplin und der größte Hebel für Effizienz.

00:08:34: Es geht darum, ihre verschiedenen Tools miteinander sprechen zu lassen, um manuelle, repetitive Aufgaben zu automatisieren.

00:08:46: Dienste wie Zapier oder Mäke, früher Integromat, sind hier die Zauberstäbe.

00:08:54: Sie funktionieren nach dem Wenn-Dann-Prinzip, ganz ohne Programmierkenntnisse.

00:09:00: Ein Beispiel.

00:09:02: Wenn ein Kunde einen Termin über ihre Website bucht, spätet ihr mit Calendly, dann erstelle automatisch einen neuen Kontakt in ihrem CRM-System, HubSpot.

00:09:14: Lege eine neue Aufgabe für die Vorbereitung im Projektmanagement-Tool, Assana, AN, und sende eine Bestätigungs-SMS an den Kunden.

00:09:25: Dieser ganze Prozess, der manuell vielleicht zehn Minuten dauern würde, läuft vollautomatisch im Hintergrund ab.

00:09:33: Die Möglichkeiten sind endlos.

00:09:36: Das ist wirklich unglaublich mächtig.

00:09:38: Man baut sich seine eigene persönliche Automatisierungsmaschine.

00:09:42: Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler, die bei manueller Datenübertragung zwangsläufig passieren.

00:09:50: Das Focus Framework ist ein umfassender Leitfaden, um das eigene Unternehmen digital neu aufzustellen.

00:09:57: Und der wichtigste Rat dabei ist, fangen Sie klein an.

00:10:03: Versuchen Sie nicht, alle fünf Bereiche auf einmal zu revolutionieren.

00:10:08: Suchen Sie sich den Bereich aus, der Ihnen die größten Schmerzen bereitet.

00:10:14: Ist es die Buchhaltung?

00:10:17: Dann starten Sie mit einem Buchhaltungstool.

00:10:20: Ist es das Projekt Chaos?

00:10:23: Dann führen Sie Trello ein, implementieren Sie ein Tool, machen Sie sich und Ihr Team damit vertraut und gehen Sie dann den nächsten Schritt.

00:10:33: Für alle, die jetzt Lust bekommen haben, Ihr Unternehmen zu digitalisieren, haben wir auf plangenial.de eine kommentierte Liste mit unseren Top Tools für jeden der fünf Fokusbereiche zusammengestellt, inklusive vieler kostenloser Optionen für den Start.

00:10:51: Und wenn Sie eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln wollen, ist unser AVGS gefördertes Coaching Digitale Geschäftsmodelle.

00:11:02: Genau das Richtige.

00:11:04: Wir analysieren Ihre Prozesse und finden die perfekten Tools für Ihre Bedürfnisse.

00:11:10: Alle Infos dazu, wie immer, auf plangenial.de.

00:11:15: Das war die siebzigste Folge von Plan Genial.

00:11:19: Wir hoffen, diese extra lange und detaillierte Folge hat Ihnen einen klaren Fahrplan gegeben, wie Sie Ihr Unternehmen mit digitalen Tools auf das nächste Level heben können.

00:11:31: Machen Sie es gut.

00:11:32: Arbeiten Sie nicht härter, sondern smarter.

00:11:36: Bis zum nächsten Mal bei Plan Genial.

00:11:39: Die Informationen zu digitalen Tools und Software dienen der allgemeinen Informationen und stellen keine Anlage, Rechts- oder Steuerberatung dar.

00:11:58: Geschäftsentscheidungen sollten immer auf Basis eigener Recherchen und professioneller Beratung getroffen werden.

00:12:04: Die Funktionen und Preise von Software können sich ändern.

00:12:07: Jeder Hörer handelt eigenverantwortlich und trägt das volle Risiko seiner Entscheidung.

00:12:13: Plangenial übernimmt keine Haftung für Schäden oder Verluste.

00:12:16: die aus der Nutzung der in diesem Podcast bereitgestellten Informationen entstehen könnten.