#34 Produktivität maximieren – Konkrete Strategien und Systeme für Selbstständige zur Effizienzsteigerung und optimalen Zeitnutzung

Speaker2: Stellt euch vor, ihr habt gerade alle eure Prozesse automatisiert,

Speaker2: wie wir es in der letzten Folge besprochen haben, und plötzlich habt ihr fünf

Speaker2: Stunden mehr Zeit pro Woche.

Speaker2: Aber was macht ihr mit dieser gewonnenen Zeit? Wie nutzt ihr sie optimal,

Speaker2: um euer Business auf das nächste Level zu bringen?

Speaker2: Herzlich willkommen zu Plan Genial, dem Podcast für erfolgreiche Selbstständige.

Speaker2: Ich bin Lia von Liasmart und heute ist wieder Mike Marx von Plan Genial bei mir. Hallo Mike.

Speaker1: Hallo Lia. Genau diese Frage beschäftigt viele meiner Klienten nach erfolgreicher Automatisierung.

Speaker1: Sie haben Zeit gewonnen, aber nutzen sie nicht strategisch.

Speaker1: Heute sprechen wir über Produktivitätsmaximierung.

Speaker1: Nicht nur über Zeitsparen, sondern über intelligente Zeitnutzung für maximalen Impact.

Speaker2: Das ist der perfekte nächste Schritt. In unserer letzten Folge haben wir konkret

Speaker2: gezeigt, wie man Prozesse automatisiert und Zeit spart.

Speaker2: Heute gehen wir weiter und schauen uns an, wie man diese gewonnene Zeit und

Speaker2: die bestehende Arbeitszeit optimal nutzt, um Produktivität und Effizienz zu maximieren.

Speaker1: Genau. Automatisierung ist nur der erste Schritt.

Speaker1: Der zweite ist strategische Produktivität. Es geht nicht darum,

Speaker1: mehr zu arbeiten, sondern intelligenter zu arbeiten.

Speaker1: Wir zeigen heute konkrete Systeme und Methoden, die sofort umsetzbar sind.

Speaker2: Das klingt sehr praktisch. Wo sollte man bei der Produktivitätsoptimierung beginnen?

Speaker1: Mit einer Produktivitätsanalyse.

Speaker1: Schritt 1. Dokumentiere eine Woche lang alle Deine Aktivitäten in 15 Minuten Blöcken. Schritt 2.

Speaker1: Kategorisiere sie in vier Bereiche.

Speaker1: Umsatzgenerierend, Umsatzunterstützend, Administrativ, Zeitverschwendung. Schritt 3.

Speaker1: Berechne den Wert pro Stunde für jede Kategorie.

Speaker2: Kannst Du ein konkretes Beispiel für diese Kategorisierung geben?

Speaker1: Für einen Unternehmensberater, Umsatz generierend, Kundenberatung,

Speaker1: Angebotserstellung, Akquise,

Speaker1: Umsatz unterstützend, Weiterbildung, Netzwerken, Content-Erstellung,

Speaker1: administrativ, Buchhaltung, E-Mails, Terminplanung, Zeitverschwendung,

Speaker1: Social Media Scrollen, unnötige Meetings, Perfektionismus bei unwichtigen Aufgaben.

Speaker2: Wie berechne ich den Wert pro Stunde?

Speaker1: Einfache Formel. Monatsumsatz geteilt durch gearbeitete Stunden. Beispiel.

Speaker1: 5000 Euro Umsatz bei 100 Stunden ergibt 50 Euro pro Stunde.

Speaker1: Dann bewerte jede Aktivität. Kundenberatung bringt 100 Euro pro Stunde.

Speaker1: E-Mails nur 10 Euro pro Stunde.

Speaker2: Was mache ich mit diesen Erkenntnissen?

Speaker1: Das Pareto-Prinzip anwenden. 80% deines Erfolgs kommen von 20% deiner Aktivitäten.

Speaker1: Identifiziere diese 20% und fokussiere dich darauf.

Speaker1: Eliminiere oder delegiere die niedrigwertigen Aktivitäten.

Speaker2: Lass uns über konkrete Produktivitätssysteme sprechen. Welches empfiehlst du?

Speaker1: Das Power-System. P für Priorisierung, O für Organisation, W für Workflow-Optimierung,

Speaker1: E für Energiemanagement, R für Review und Anpassung.

Speaker1: Jeder Buchstabe steht für konkrete Maßnahmen, die sofort umsetzbar sind.

Speaker2: Erkläre das P.

Speaker2: Priorisierung genauer.

Speaker1: Die Eisenhower-Matrix erweitert. Vier Quadranten. Wichtig und dringend sofort machen.

Speaker1: Wichtig aber nicht dringend planen und Termine setzen.

Speaker1: Nicht wichtig aber dringend delegieren oder automatisieren. Nicht wichtig und

Speaker1: nicht dringend eliminieren.

Speaker1: Zusätzlich. Bewerte jede Aufgabe von 1 bis 10 nach Impact.

Speaker2: Wie setze ich das konkret um?

Speaker1: Jeden Morgen 5 Minuten Planung. Schreibe alle Aufgaben auf, bewerte sie nach

Speaker1: Eisenhower Matrix und Impact Score.

Speaker1: Beginne immer mit der wichtigsten, nicht dringenden Aufgabe.

Speaker1: Das sind meist die strategischen Projekte, die dein Business voranbringen.

Speaker2: Was ist mit dem O, Organisation?

Speaker1: Das GTD-System adaptiert für Selbstständige. Getting Things Done von David Allen.

Speaker1: Erstens, sammle alles in einem Inbox-System. 2.

Speaker1: Verarbeite regelmäßig, was dauert unter zwei Minuten, mache sofort. 3.

Speaker1: Organisiere in Projekten und Kontexten. 4.

Speaker1: Reviewe wöchentlich.

Speaker2: Kannst du konkrete Tools für die Organisation empfehlen?

Speaker1: Für digitale Organisation. Notion als All-in-One-System, To-Doist für Aufgaben,

Speaker1: Google Calendar für Termine, Evernote für Notizen.

Speaker1: Für analoge Organisation, Bullet Journal Methode, Moleskine Planer,

Speaker1: Whiteboard für Visualisierung.

Speaker1: Wichtig, wähle ein System und bleibe dabei.

Speaker2: Wie funktioniert das W? Workflow Optimierung.

Speaker1: Batch Processing und Zeitblöcke. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen und in dedizierten

Speaker1: Zeitblöcken abarbeiten.

Speaker1: Beispiel, alle E-Mails nur dreimal täglich bearbeiten.

Speaker1: Morgens, mittags, abends. Social Media nur dienstags und donnerstags Buchhaltung

Speaker1: nur Freitagnachmittags Welche

Speaker2: Konkreten Zeitblöcke empfiehlst du?

Speaker1: Für einen typischen Selbstständigen 9 bis 11 Uhr

Speaker1: Deep Work für wichtigste Projekte 11 bis 12 Uhr E-Mails und Kommunikation 14

Speaker1: bis 16 Uhr Kundentermine und Meetings 16 bis 17 Uhr administrative Aufgaben

Speaker1: Keine Unterbrechungen während Deep Work Was

Speaker2: Ist mit dem E-Energiemanagement?

Speaker1: Arbeite mit deinem natürlichen Rhythmus. Identifiziere deine produktivsten Stunden.

Speaker1: Meist morgens zwischen 8 und 11 Uhr.

Speaker1: Plane schwierige kreative Aufgaben für diese Zeit.

Speaker1: Routineaufgaben für Energietiefs am Nachmittag. Mache alle 90 Minuten eine 10-minütige Pause.

Speaker2: Wie optimiere ich mein Energielevel?

Speaker1: Konkrete Maßnahmen. Sieben bis acht Stunden Schlaf, regelmäßige Bewegung,

Speaker1: gesunde Ernährung, Meditation oder Achtsamkeitsübungen.

Speaker1: Vermeide Energieräuber wie ständige Unterbrechungen, Multitasking, negative Menschen.

Speaker1: Plane bewusst Erholungsphasen ein.

Speaker2: Erkläre das R.

Speaker2: Review und Anpassung

Speaker1: Wöchentliche und monatliche Reviews. Jeden Freitag. Was lief gut?

Speaker1: Was kann verbessert werden? Welche Ziele wurden erreicht? Jeden Monat.

Speaker1: Produktivitätskennzahlen analysieren, Systeme anpassen, neue Tools testen.

Speaker1: Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel.

Speaker2: Welche Kennzahlen sollte ich messen?

Speaker1: Fünf wichtige KPIs. Umsatz pro Arbeitsstunde, Anzahl abgeschlossener wichtiger

Speaker1: Projekte, Zeit für strategische vs.

Speaker1: operative Aufgaben, Kundenzufriedenheit, persönliche Zufriedenheit.

Speaker1: Dokumentiere diese monatlich und erkenne Trends.

Speaker2: Lass uns über konkrete Produktivitätstools sprechen. Was empfiehlst du?

Speaker1: Für Zeiterfassung, Rescue Time oder Toggle. Für Focus, Forest App oder Freedom für Website Blocking.

Speaker1: Für Notizen, Obsidian oder Roam Research. Für Projektmanagement, Asana oder Monday.com.

Speaker1: Für Automatisierung, Zapier oder IFTTT.

Speaker1: Teste verschiedene Tools und finde deine Favoriten.

Speaker2: Wie gehe ich mit Unterbrechungen um?

Speaker1: Das Unterbrechungsprotokoll. Erstens, definiere nicht Störenzeiten und kommuniziere sie klar.

Speaker1: Zweitens, schalte Benachrichtigungen aus während Deep Work.

Speaker1: Drittens, nutze die Zwei-Minuten-Regel. Wenn eine Unterbrechung unter zwei Minuten

Speaker1: dauert, erledige sie sofort, sonst notiere sie für später.

Speaker2: Was ist mit E-Mail-Produktivität?

Speaker1: Das Parasystem für E-Mails. P für Projekte, A für Areas, R für Resources, A für Arschiffe.

Speaker1: Jede E-Mail wird sofort kategorisiert.

Speaker1: Nutze Filter und Labels.

Speaker1: Beantworte E-Mails nur zu festgelegten Zeiten. Verwende Templates für häufige Antworten.

Speaker1: Ziel, Inbox Zero täglich erreichen.

Speaker2: Kannst du konkrete E-Mail-Templates geben?

Speaker1: Für Terminabsagen vielen Dank für Ihre Anfrage. Leider kann ich den Termin nicht wahrnehmen.

Speaker1: Hier sind drei alternative Termine.

Speaker1: Für Angebotsnachfragen vielen Dank für Ihr Interesse.

Speaker1: Gerne erstelle ich Ihnen ein individuelles Angebot. Dafür benötige ich folgende Informationen.

Speaker1: Für Absagen vielen Dank für Ihre Anfrage. Leider passt das Projekt nicht zu

Speaker1: meinem aktuellen Fokus.

Speaker1: Ich empfehle Ihnen dann

Speaker1: Das Meeting-Minimum-Prinzip. Jedes Meeting braucht klare Agenda,

Speaker1: definierte Ziele, Zeitlimit, Entscheidungsträger.

Speaker1: Frage immer, kann das per E-Mail geklärt werden? Stehe in Meetings, sie werden kürzer.

Speaker1: Dokumentiere Ergebnisse sofort. Plane Pufferzeiten zwischen Terminen.

Speaker2: Was ist mit der Pomodoro-Technik?

Speaker1: Sehr effektiv für fokussierte Arbeit. 25 Minuten konzentriert arbeiten, dann 5 Minuten Pause.

Speaker1: Nach 4 Pomodoros. Eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Speaker1: Nutze Apps wie BeFocused oder Forest.

Speaker1: Wichtig, keine Unterbrechungen während eines Pomodoros.

Speaker2: Wie gehe ich mit Prokrastination um?

Speaker1: Die Zwei-Minuten-Regel und Micro-Habits. Wenn eine Aufgabe unter zwei Minuten

Speaker1: dauert, mache sie sofort. Für größere Aufgaben.

Speaker1: Teile sie in kleinste Schritte auf. Beginne mit nur fünf Minuten.

Speaker1: Oft führt der Start zum Weitermachen.

Speaker1: Belohne dich nach Abschluss schwieriger Aufgaben.

Speaker2: Was ist mit Delegation?

Speaker2: Wie delegiere ich effektiv?

Speaker1: Das Razi-Modell. R für Responsible, wer macht es?

Speaker1: A für Accountable, wer ist verantwortlich? C für Consulted, wer wird konsultiert?

Speaker1: I für Informed, wer wird informiert?

Speaker1: Erstelle klare Briefings, setze Deadlines, definiere Qualitätsstandards, plane Kontrollpunkte.

Speaker2: Welche Aufgaben sollte ich zuerst delegieren?

Speaker1: Beginne mit niedrigwertigen, zeitaufwendigen Aufgaben.

Speaker1: Dateneingabe, Recherche, Media Management, Terminkoordination,

Speaker1: einfache Grafikarbeiten.

Speaker1: Kosten 10 bis 20 Euro pro Stunde.

Speaker1: Nutze Plattformen wie Upwork, Fiverr oder lokale Freelancer.

Speaker2: Wie optimiere ich meine Arbeitsumgebung?

Speaker1: Fünf Faktoren für optimale Produktivität. Erstens, ergonomischer Arbeitsplatz

Speaker1: mit gutem Stuhl und Monitor. 2.

Speaker1: Ausreichend Licht, am besten Tageslicht. 3.

Speaker1: Angenehme Temperatur zwischen 20 und 22 Grad. 4.

Speaker1: Minimale Ablenkungen, aufgeräumter Schreibtisch. 5. Pflanzen für bessere Luftqualität.

Speaker2: Was ist mit digitaler Produktivität?

Speaker1: Keyboard-Shortcuts lernen. Spart täglich 10 bis 15 Minuten.

Speaker1: Nutze Textexpander für häufige Phrasen. Organisiere Desktop und Dateien systematisch.

Speaker1: Verwende Cloud-Speicher für Zugriff von überall.

Speaker1: Automatisiere wiederkehrende Computeraufgaben mit Scripts oder Makros.

Speaker2: Wie plane ich strategische Projekte?

Speaker1: Die OKR-Methode. Objectives and Key Results.

Speaker1: Definiere drei bis fünf Hauptziele pro Quartal.

Speaker1: Für jedes Ziel zwei bis vier messbare Ergebnisse. Ziel, Umsatz steigern Key

Speaker1: Results 10 neue Kunden gewinnen, Durchschnittspreis um 20% erhöhen

Speaker1: Zwei neue Services entwickeln.

Speaker2: Wie gehe ich mit Perfektionismus um?

Speaker1: Das Pareto-Prinzip anwenden. 80% des Ergebnisses mit 20% des Aufwands erreichen.

Speaker1: Setze bewusst Good Enough Standards für unwichtige Aufgaben.

Speaker1: Definiere Mindestqualität und Maximalaufwand im Voraus.

Speaker1: Frage dich, wird das in einem Jahr noch wichtig sein?

Speaker2: Was ist mit Work-Life-Integration?

Speaker1: Klare Grenzen setzen. Definiere Arbeitszeiten und halte sie ein.

Speaker1: Schaffe physische Trennung zwischen Arbeits- und Privatbereich.

Speaker1: Nutze verschiedene Geräte oder Benutzerkonten.

Speaker1: Plane bewusst Freizeit und Erholung. Kommuniziere Grenzen klar an Kunden und Familie.

Speaker2: Wie messe ich meine Produktivitätssteigerung?

Speaker1: Vorher-Nachher-Vergleich. Dokumentiere vier Wochen vor Optimierung.

Speaker1: Arbeitszeit, erledigte Aufgaben, Umsatz, Stresslevel.

Speaker1: Nach vier Wochen Optimierung erneut messen.

Speaker1: Berechne Verbesserungen in Prozent.

Speaker1: Typische Steigerung. 20 bis 40 Prozent mehr Output bei gleicher Zeit.

Speaker2: Gibt es Unterstützung für Produktivitätsoptimierung?

Speaker1: Ja. Mit dem AVGS-Gutschein können sich selbstständige Coaching zu Produktivität

Speaker1: und Zeitmanagement holen.

Speaker1: Ich helfe dabei, individuelle Produktivitätssysteme zu entwickeln und nachhaltig zu implementieren.

Speaker2: Was sind deine wichtigsten Tipps für sofortige Produktivitätssteigerung?

Speaker1: Fünf Sofortmaßnahmen. Erstens, eliminiere alle nicht essentiellen Benachrichtigungen. 2.

Speaker1: Plane jeden Tag am Vorabend 3. Beginne mit der wichtigsten Aufgabe 4.

Speaker1: Nutze Zeitblöcke für ähnliche Aufgaben 5. Mache alle 90 Minuten eine Pause Wie

Speaker2: Bleibe ich langfristig produktiv?

Speaker1: Kontinuierliche Anpassung und Selbstreflexion Was heute funktioniert,

Speaker1: muss morgen nicht optimal sein.

Speaker1: Experimentiere mit neuen Methoden. Höre auf deinen Körper und deine Energie,

Speaker1: feiere Erfolge und lerne aus Rückschlägen.

Speaker1: Produktivität ist eine Reise, kein Ziel.

Speaker2: Was ist dein abschließender Rat für maximale Produktivität?

Speaker1: Produktivität ist nicht das Ziel, sondern das Mittel.

Speaker1: Das Ziel ist mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist.

Speaker1: Familie, Hobbys, persönliche Entwicklung. Nutze Produktivitätstechniken,

Speaker1: um ein erfüllteres Leben zu führen.

Speaker1: nicht um mehr zu arbeiten.

Speaker2: Vielen Dank für diese extrem praktischen Produktivitätsstrategien, Maik.

Speaker2: Wenn ihr eure Produktivität systematisch optimieren wollt, bietet Maik spezielles

Speaker2: Coaching zu Zeitmanagement und Effizienzsteigerung an.

Speaker2: Auch mit AVGS-Gutschein.

Speaker1: Genau. Produktivität ist eine Fähigkeit, die jeder lernen kann.

Speaker1: Mit den richtigen Systemen und Gewohnheiten könnt ihr eure Effizienz dramatisch

Speaker1: steigern und gleichzeitig entspannter arbeiten.

Speaker1: Es geht um intelligentes, nicht härteres Arbeiten.

Speaker2: Vielen Dank fürs Zuhören. Das war unsere 34. Folge voller praktischer Produktivitätshacks.

Speaker2: In der nächsten Folge sprechen wir über ein weiteres konkretes Umsetzungsthema.

Speaker2: Bis zum nächsten Mal.

Speaker1: Bis bald und denkt daran, Produktivität beginnt mit der Entscheidung,

Speaker1: eure Zeit bewusst und strategisch zu nutzen.

Speaker1: Startet heute mit einem kleinen Schritt.

Speaker0: Die in diesem Podcast vorgestellten Produktivitätsmethoden und Zeitmanagement-Strategien

Speaker0: basieren auf bewährten Konzepten, können jedoch je nach individueller Arbeitsweise,

Speaker0: Branche und persönlichen Umständen unterschiedlich wirksam sein.

Speaker0: Produktivitätssteigerung ist ein

Speaker0: individueller Prozess, der Zeit und kontinuierliche Anpassung erfordert.

Speaker0: Die genannten Tools und Apps können Kosten verursachen und erfordern möglicherweise Einarbeitungszeit.

Speaker0: Bei der Implementierung neuer Systeme können vorübergehend Produktivitätsverluste

Speaker0: auftreten, bis sich neue Gewohnheiten etabliert haben.

Speaker0: Gesundheitliche Aspekte wie Schlaf, Ernährung und Bewegung beeinflussen die

Speaker0: Produktivität erheblich und sollten bei anhaltenden Problemen mit medizinischen

Speaker0: Fachkräften besprochen werden.

Speaker0: Die Podcast-Hosts übernehmen keine Haftung für negative Auswirkungen durch die

Speaker0: Anwendung der vorgestellten Methoden oder für Produktivitätsverluste während der Umstellungsphase.

Speaker0: Jeder sollte Produktivitätstechniken an seine individuellen Bedürfnisse anpassen

Speaker0: und bei anhaltenden Problemen professionelle Beratung suchen.

Speaker0: Weitere Informationen und individuelle Beratung unter plangenial.de und auf

Speaker0: allen unseren Partnerseiten.