#33 Digitalisierung konkret umsetzen – Schritt für Schritt Anleitung für Selbstständige mit sofort anwendbaren Tools und Strategien

Speaker1: Stellt euch vor, ihr sitzt an eurem Schreibtisch und seht zu,

Speaker1: wie euer Computer automatisch Rechnungen schreibt,

Speaker1: während eine KI eure E-Mails beantwortet und gleichzeitig euer Social-Media-Content erstellt wird.

Speaker1: Klingt wie Zukunftsmusik? Das ist bereits heute möglich.

Speaker1: Herzlich willkommen zu Plan Genial, dem Podcast für erfolgreiche Selbstständige.

Speaker1: Ich bin Lia von LiaSmart und heute ist wieder Mike Marks von Plan genial bei mir. Hallo Mike.

Speaker0: Hallo Lia. Genau diese Automatisierung erleben viele meiner Klienten bereits heute.

Speaker0: Nach unserer letzten Folge über die Zukunft des Unternehmertums ist es perfekt,

Speaker0: heute konkret zu werden.

Speaker0: Wir sprechen über die praktische Umsetzung der Digitalisierung mit sofort anwendbaren

Speaker0: Tools und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Speaker1: Das ist genau das, was unsere Hörer brauchen.

Speaker1: In unserer letzten Folge haben wir über die großen Zukunftstrends gesprochen.

Speaker1: Heute werden wir konkret und zeigen, wie jeder Selbstständige diese Trends sofort

Speaker1: in seinem Business umsetzen kann. Genau.

Speaker0: Viele Unternehmer sind von der Digitalisierung überwältigt. Sie wissen,

Speaker0: dass sie etwas tun müssen, aber nicht, wo sie anfangen sollen.

Speaker0: Heute geben wir eine klare Roadmap mit konkreten Schritten, Tools und Zeitplänen.

Speaker1: Das klingt sehr praktisch. Wo sollte ein Selbstständiger mit der Digitalisierung beginnen?

Speaker0: Mit einer systematischen Bestandsaufnahme. Schritt 1.

Speaker0: Nimm dir zwei Stunden Zeit und dokumentiere alle deine wiederkehrenden Aufgaben.

Speaker0: Schreibe auf, was machst du täglich, wöchentlich, monatlich.

Speaker0: Wie lange dauert jede Aufgabe?

Speaker0: Welche Tools nutzt du bereits?

Speaker1: Kannst du ein konkretes Beispiel geben?

Speaker0: Gerne. Erstelle eine Excel-Tabelle mit vier Spalten. Aufgabe, Häufigkeit und Zeit.

Speaker0: Zeitaufwand, aktuelles Tool. Beispiel.

Speaker0: Rechnungen schreiben, wöchentlich, zwei Stunden, Word.

Speaker0: Kundenanfragen beantworten, täglich, eine Stunde, E-Mail.

Speaker0: Social Media Posts, täglich, 30 Minuten, manuell.

Speaker1: Was ist Schritt 2?

Speaker0: Priorisierung nach dem Automatisierungspotenzial. Bewerte jede Aufgabe von 1 bis 10.

Speaker0: Wie repetitiv ist sie? Wie zeitaufwendig? Wie fehleranfällig?

Speaker0: Beginne mit Aufgaben, die hohe Werte in allen drei Bereichen haben.

Speaker1: Welche Aufgaben eignen sich am besten für den Einstieg?

Speaker0: Rechnungsstellung, E-Mail-Marketing, Terminbuchung, Social-Media-Posting,

Speaker0: Datensicherung, Kundenakquise, Buchhaltung.

Speaker0: Diese Bereiche haben das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis für Automatisierung.

Speaker1: Lass uns konkret werden. Wie automatisiere ich die Rechnungsstellung?

Speaker0: Schritt-für-Schritt-Anleitung. 1. Wähle ein Tool wie LexOffice,

Speaker0: Cevdesk oder Fastbill. 2.

Speaker0: Richte Kundenstammdaten ein, einmalig 30 Minuten pro Kunde. 3.

Speaker0: Erstelle Rechnungsvorlagen für wiederkehrende Leistungen.

Speaker0: Viertens, aktiviere automatische Rechnungsstellung für regelmäßige Kunden.

Speaker1: Was kostet das? Und wie viel Zeit spare ich?

Speaker0: Kosten. 10 bis 30 Euro monatlich.

Speaker0: Zeitersparnis von 2 Stunden auf 15 Minuten pro Woche.

Speaker0: Das sind über 80 Stunden jährlich.

Speaker0: Bei einem Stundensatz von 50 Euro sparst du 4000 Euro pro Jahr.

Speaker1: Wie automatisiere ich E-Mail-Marketing?

Speaker0: Konkrete Anleitung. Erstens, wähle ein Tool wie Mailchimp, ActiveCampaign oder Clicktip. Zweitens,

Speaker0: Erstelle eine Willkommens-E-Mail-Serie, 5 E-Mails im Abstand von 3 Tagen.

Speaker0: Drittens, richte einen wöchentlichen Newsletter ein.

Speaker0: Viertens, erstelle automatische Follow-up-Sequenzen für verschiedene Kundengruppen.

Speaker1: Kannst du ein konkretes Beispiel für eine E-Mail-Sequenz geben?

Speaker0: Für einen Steuerberater E-Mail 1, Willkommen und Überblick über Services.

Speaker0: E-Mail 2, kostenlose Steuertipps für Selbstständige.

Speaker0: E-Mail 3 Fallstudie eines erfolgreichen Mandanten E-Mail 4 Einladung zu kostenlosem

Speaker0: Erstberatungsgespräch E-Mail 5 Sonderangebot für Jahresbuchhaltung Wie.

Speaker1: Automatisiere ich die Terminbuchung?

Speaker0: Schritt für Schritt 1. Richte Calendly, Acuity oder Terminland ein 2.

Speaker0: Definiere verfügbare Zeiten und Terminarten Drittens, erstelle automatische

Speaker0: Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails.

Speaker0: Viertens, integriere Zoom oder Teams für Online-Termine.

Speaker0: Fünftens, richte automatische Nachfass-E-Mails ein.

Speaker1: Was ist mit Social-Media-Automatisierung?

Speaker0: Konkrete Umsetzung. Erstens, nutze Buffer, Hootsuite oder Later für Postingplanung. 2.

Speaker0: Erstelle einen Content-Kalender für vier Wochen im Voraus. 3.

Speaker0: Plane Posts für optimale Zeiten, meist zwischen 8 und 10 Uhr sowie 17 und 19 Uhr. 4.

Speaker0: Nutze Canva für automatische Grafikerstellung.

Speaker1: Wie erstelle ich einen effektiven Content-Kalender?

Speaker0: Praktische Anleitung Montag, Motivations-Content Dienstag, Fachexpertise Mittwoch,

Speaker0: Behind-the-Scenes Donnerstag, Kundenerfolg, Freitag, Wochenrückblick.

Speaker0: Erstelle 20 Posts auf einmal, plane sie für vier Wochen, wiederhole den Zyklus.

Speaker1: Was ist mit KI-Tools? Welche sollte ich sofort nutzen?

Speaker0: 5 Must-Have-KI-Tools. 1.

Speaker0: ChatGPT für Content-Erstellung und Kundenservice. Zweitens Grammarly für Textkorrektur.

Speaker0: Drittens Canva AI für Grafikdesign.

Speaker0: Viertens Ottertunkt AI für Meeting-Protokolle. Fünftens Jasper für Marketing-Texte.

Speaker1: Wie nutze ich ChatGPT konkret für mein Business?

Speaker0: Praktische Anwendungen. Erstens E-Mail-Vorlagen erstellen. Schreibe eine professionelle

Speaker0: Absage für Kundenanfragen. 2.

Speaker0: Social-Media-Content. Erstelle 5 LinkedIn-Posts über Steueroptimierung. 3.

Speaker0: FAQ-Antworten. Beantworte häufige Fragen zu meiner Dienstleistung. 4.

Speaker0: Blogpost-Ideen generieren.

Speaker1: Kannst du konkrete Chat-GPT-Prompts geben?

Speaker0: Für E-Mail-Marketing? Erstelle eine 5-teilige E-Mail-Serie für neue Kunden eines Steuerberaters.

Speaker0: Jede E-Mail soll 300 Wörter haben und einen klaren Call-to-Action enthalten.

Speaker0: Für Social Media. Schreibe 10 Instagram-Posts über Produktivitätstipps für Selbstständige.

Speaker0: Nutze Emojis und Hashtags.

Speaker1: Wie automatisiere ich die Buchhaltung?

Speaker0: Schritt für Schritt. Erstens, verbinde dein Bankkonto mit Dativ,

Speaker0: LexOffice oder SEVDesk.

Speaker0: Zweitens, richte automatische Kategorisierung ein. 3.

Speaker0: Fotografiere Belege mit der App für automatische Erfassung 4.

Speaker0: Erstelle monatliche Reports automatisch 5.

Speaker0: Sende Daten automatisch an den Steuerberater Was.

Speaker1: Kostet die komplette Automatisierung?

Speaker0: Realistische Kosten Rechnungstool 30 Euro E-Mail-Marketing 20 Euro Terminbuchung

Speaker0: 15 Euro Social Media Tool 10 Euro KI-Tools 20 Euro Buchhaltung 40 Euro.

Speaker0: Gesamt 135 Euro monatlich.

Speaker0: Zeitersparnis 10 bis 15 Stunden wöchentlich.

Speaker1: Wie gehe ich systematisch vor? Welche Reihenfolge empfiehlst du?

Speaker0: Sechswöchiger Umsetzungsplan Woche 1 Bestandsaufnahme und Toolauswahl.

Speaker0: Woche 2 Rechnungsautomatisierung einrichten.

Speaker0: Woche 3 E-Mail-Marketing aufsetzen.

Speaker0: Woche 4, Terminbuchung automatisieren. Woche 5, Social Media planen.

Speaker0: Woche 6, KI-Tools integrieren und optimieren.

Speaker1: Was sind die häufigsten Fehler bei der Digitalisierung?

Speaker0: Fünf kritische Fehler. Erstens, zu viele Tools gleichzeitig einführen.

Speaker0: Zweitens, keine Mitarbeiterschulung. Drittens, fehlende Datensicherung.

Speaker0: Viertens, keine Erfolgsmessung. 5.

Speaker0: Automatisierung ohne Prozessoptimierung. Vermeide diese Fallen.

Speaker1: Wie messe ich den Erfolg meiner Automatisierung?

Speaker0: Konkrete KPIs, Zeitersparnis pro Woche messen, Fehlerrate vor und nach Automatisierung vergleichen,

Speaker0: Kundenzufriedenheit bewerten, Umsatz pro Arbeitsstunde berechnen,

Speaker0: Stresslevel subjektiv bewerten.

Speaker0: Dokumentiere alles in einem monatlichen Report.

Speaker1: Was ist mit Datenschutz und Sicherheit?

Speaker0: Kritische Punkte. 1. Nutze nur DSGVO-konforme Tools. 2.

Speaker0: Aktiviere Zwei-Faktor-Authentifizierung überall.

Speaker0: 3. Erstelle regelmäßige Backups. 4. Schule dich in Cybersecurity.

Speaker0: 5. Erstelle einen Notfallplan für Systemausfälle.

Speaker1: Welche Tools sind DSGVO-konform?

Speaker0: Deutsche Anbieter, LexOffice, Cevdesk, Clicktip, Terminland.

Speaker0: Internationale mit DSGVO-Zertifizierung, Microsoft Office, Google Workspace, Zoom, Calendly.

Speaker0: Prüfe immer die Datenschutzerklärung und nutze EU-Server.

Speaker1: Wie überwinde ich Widerstände im Team?

Speaker0: Praktische Tipps. Erstens. Erkläre den Nutzen für jeden Einzelnen.

Speaker0: Zweitens starte mit freiwilligen Pilotprojekten.

Speaker0: Drittens, biete ausreichend Schulungen an.

Speaker0: Viertens, feiere kleine Erfolge. Fünftens, hole Feedback ein und passe an.

Speaker1: Was ist mit der Integration verschiedener Tools?

Speaker0: Nutze Zapier oder Make.com für Tool-Verbindungen.

Speaker0: Beispiel. Neue Terminbuchung in Calendly erstellt automatisch Kundendatensatz

Speaker0: in CRM, sendet Willkommens-E-Mail und trägt Termin in Buchhaltungssystem ein.

Speaker0: Eine Aktion löst fünf automatische Schritte aus.

Speaker1: Kannst du ein konkretes Automatisierungsszenario beschreiben?

Speaker0: Kundenakquise-Automatisierung Interessent füllt Kontaktformular aus,

Speaker0: erhält sofort automatische Bestätigungs-E-Mail, wird in CRM eingetragen,

Speaker0: bekommt fünfteilige E-Mail-Serie,

Speaker0: erhält Terminbuchungslink, nach Termin automatische Nachfass-E-Mail mit Angebot,

Speaker0: bei Auftrag automatische Rechnungsstellung.

Speaker1: Wie bleibe ich bei der Automatisierung auf dem Laufenden?

Speaker0: Konkrete Maßnahmen. Erstens, abonniere Newsletter von Tool-Anbietern. 2.

Speaker0: Folge Automatisierungsexperten auf LinkedIn 3.

Speaker0: Besuche Webinare und Online-Kurse 4.

Speaker0: Tausche dich in Unternehmergruppen aus 5. Teste monatlich ein neues Tool Was.

Speaker1: Ist mit mobiler Automatisierung?

Speaker0: Smartphone-Apps nutzen 1. Mobile Belegerfassung für Buchhaltung 2.

Speaker0: Voice-to-Text für E-Mail-Diktate 3. Mobile CRM-Apps für Kundenpflege unterwegs 4.

Speaker0: Social-Media-Apps mit Planungsfunktion 5.

Speaker1: Mobile Zeiterfassung Wie automatisiere ich die Kundenakquise?

Speaker0: Schritt für Schritt 1. Erstelle Lead-Magneten wie E-Books oder Checklisten 2. Ersteckere

Speaker0: Richte Landingpages mit Opt-in-Formularen

Speaker0: ein. Drittens, nutze Facebook und Google Ads für Traffic.

Speaker0: Viertens, automatisiere Lead-Nurturing mit E-Mail-Sequenzen.

Speaker0: Fünftens, tracke Conversion-Raten.

Speaker1: Was ist mit Automatisierung im Kundenservice?

Speaker0: Chatbots einsetzen. Erstens, FAQ-Chatbot für Website erstellen.

Speaker0: Zweitens, automatische E-Mail-Antworten für häufige Anfragen. 3.

Speaker0: Ticketsystem für Anfragenverwaltung. 4.

Speaker0: Kundenzufriedenheitsumfragen automatisieren. 5. Beschwerdemanagement digitalisieren.

Speaker1: Wie automatisiere ich die Projektabwicklung?

Speaker0: Projektmanagement-Tools nutzen. 1. Asana oder Monday.com für Aufgabenverwaltung. 2.

Speaker0: Automatische Status-Updates an Kunden. 3. Zeiterfassung mit automatischer Abrechnung 4.

Speaker0: Meilensteinbenachrichtigungen 5.

Speaker1: Automatische Projektabschlussdokumentation Was ist mit Automatisierung der Weiterbildung?

Speaker0: Lernautomatisierung 1. Abonniere relevante Podcasts und höre während Autofahrten 2.

Speaker0: Nutze Microlearning-Apps für tägliche Wissensdosen Drittens,

Speaker0: richte Google Alerts für Branchentrends ein.

Speaker0: Viertens, automatisiere Newsletter-Sammlung in einem Ordner.

Speaker1: Gibt es Unterstützung bei der Digitalisierung?

Speaker0: Ja, mit dem AVGS-Gutschein können sich selbstständige professionelle Beratungen

Speaker0: zur Digitalisierung und Automatisierung holen.

Speaker0: Ich helfe dabei, die richtige Tool-Auswahl zu treffen und Schritt für Schritt umzusetzen.

Speaker1: Was sind deine wichtigsten Tipps für erfolgreiche Automatisierung?

Speaker0: 5 Erfolgsfaktoren,

Speaker0: Erstens, starte klein und baue schrittweise aus.

Speaker0: Zweitens, dokumentiere alle Prozesse vor der Automatisierung.

Speaker0: Drittens, teste Tools ausgiebig vor der Volleinführung. Viertens,

Speaker0: schule dich und dein Team kontinuierlich.

Speaker0: Fünftens, messe und optimiere regelmäßig.

Speaker1: Wie sieht die Zukunft der Automatisierung aus?

Speaker0: Noch intelligenter und vernetzter. KI wird Entscheidungen treffen,

Speaker0: nicht nur Aufgaben ausführen.

Speaker0: Sprachsteuerung wird Standard. Predictive Analytics wird Probleme lösen, bevor sie entstehen.

Speaker0: Aber der menschliche Touch bleibt entscheidend für Kundenbeziehungen.

Speaker1: Was ist dein abschließender Rat für die Digitalisierung?

Speaker0: Fange heute an. Wähle eine Aufgabe aus, die dich täglich nervt und automatisiere

Speaker0: sie diese Woche. Der erste Schritt ist der wichtigste.

Speaker0: Perfektion kommt später, Fortschritt kommt jetzt.

Speaker0: Jede gesparte Stunde ist eine gewonnene Stunde für strategische Arbeit.

Speaker1: Vielen Dank für diese extrem praktischen Anleitungen, Maik.

Speaker1: Wenn ihr Unterstützung bei der Digitalisierung und Automatisierung braucht,

Speaker1: bietet Maik spezielle Beratung mit konkreten Umsetzungsplänen an,

Speaker1: auch mit AVGS-Gutschein.

Speaker0: Genau! Digitalisierung ist kein

Speaker0: Hexenwerk, sondern systematische Umsetzung bewährter Tools und Prozesse.

Speaker0: Mit der richtigen Anleitung kann jeder Selbstständige in wenigen Wochen seine

Speaker0: Produktivität verdoppeln und gleichzeitig Stress reduzieren.

Speaker1: Vielen Dank fürs Zuhören. Das war unsere 33. Folge mit extrem praktischen Inhalten.

Speaker1: In der nächsten Folge sprechen wir über ein weiteres konkretes Umsetzungsthema. Bis zum nächsten Mal.

Speaker0: Bis bald und denkt daran, die beste Automatisierung ist die,

Speaker0: die ihr tatsächlich umsetzt.

Speaker0: Startet heute mit einem kleinen Schritt und baut systematisch aus.

Speaker2: Die in diesem Podcast vorgestellten Tools, Softwarelösungen und Automatisierungsstrategien

Speaker2: dienen der allgemeinen Information und stellen keine verbindliche Empfehlung dar.

Speaker2: Technische Implementierungen können je nach individueller IT-Infrastruktur,

Speaker2: Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen variieren.

Speaker2: Alle genannten Kosten- und Zeitangaben sind Richtwerte und können sich ändern.

Speaker2: Bei der Auswahl und Implementierung von Digitalisierungslösungen sollten Datenschutz,

Speaker2: IT-Sicherheit und rechtliche Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden.

Speaker2: Automatisierungsprojekte können technische Risiken bergen und erfordern möglicherweise

Speaker2: professionelle IT-Unterstützung. Die Podcast-Hosts übernehmen keine Haftung

Speaker2: für technische Probleme, Datenverluste oder Sicherheitslücken,

Speaker2: die durch die Nutzung der vorgestellten Tools entstehen könnten.

Speaker2: Vor wichtigen Digitalisierungsentscheidungen sollten Fachexperten für IT-Sicherheit,

Speaker2: Datenschutz und technische Implementierung konsultiert werden.