#16 E-Rechnungspflicht 2025 – Wie Selbstständige die digitale Transformation sicher meistern

Speaker1: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Plan Genial, dem Podcast für alle,

Speaker1: die ihre Selbstständigkeit erfolgreich gestalten wollen.

Speaker1: Ich bin Lia von Lia Smart und helfe Menschen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu

Speaker1: digitalisieren und zu optimieren.

Speaker1: Heute haben wir wieder Mike Marks bei uns, den erfolgreichen Business Coach von Plan Genial.

Speaker1: Hallo Mike.

Speaker0: Hallo Lia. Schön, dass wir uns wieder sprechen. Und hallo an alle Hörerinnen und Hörer da draußen.

Speaker0: Ich freue mich auf unser heutiges Gespräch, denn wir haben ein Thema,

Speaker0: das wirklich jeden Selbstständigen betrifft.

Speaker1: Absolut richtig. In unserer letzten Folge haben wir über Cybersicherheit gesprochen

Speaker1: und wie wichtig es ist, dass Selbstständige ihre digitalen Assets schützen.

Speaker1: Heute gehen wir einen Schritt weiter und schauen uns an, wie die E-Rechnungspflicht

Speaker1: 2025 mit der Cybersicherheit zusammenhängt und was das für kleine Unternehmen bedeutet.

Speaker0: Das ist ein perfekter Übergang, denn die E-Rechnungspflicht ist ja nicht nur

Speaker0: eine administrative Änderung, sondern ein wichtiger Baustein der digitalen Transformation.

Speaker0: Und wie wir in der letzten Folge besprochen haben, bringt jede Digitalisierung

Speaker0: auch neue Sicherheitsaspekte mit sich.

Speaker1: Genau. Viele Selbstständige sind noch unsicher, was die E-Rechnungspflicht für sie bedeutet.

Speaker1: Mike, kannst du uns erstmal erklären, was ab dem 1.

Speaker1: Januar 2025 wirklich Pflicht wird?

Speaker0: Gerne, Lia. Also zunächst einmal müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, ab dem 1.

Speaker0: Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Speaker0: Das ist wirklich ausnahmslos für alle Pflicht.

Speaker0: Beim Versenden von E-Rechnungen gibt es aber gestaffelte Fristen.

Speaker0: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen bereits ab 2025

Speaker0: E-Rechnungen versenden. Alle anderen haben noch bis Ende 2026 Zeit.

Speaker1: Das ist eine wichtige Unterscheidung. Viele denken, sie müssen sofort alles umstellen.

Speaker1: Aber der Empfang ist das, was wirklich jeden betrifft.

Speaker1: Was bedeutet das konkret für eine Friseurin oder einen Handwerker?

Speaker0: Sehr gute Frage. Nehmen wir mal Sandra, eine Friseurin mit eigenem Salon.

Speaker0: Sie bekommt Rechnungen von ihren Lieferanten für Shampoos, Farben und Equipment.

Speaker0: Diese Rechnungen kommen ab 2025 als E-Rechnungen im XML-Format.

Speaker0: Sandra muss diese empfangen und verarbeiten können. Das heißt,

Speaker0: sie braucht eine Software, die diese Formate lesen kann.

Speaker1: Und da kommen wir wieder zur Cybersicherheit aus der letzten Folge.

Speaker1: Diese neuen digitalen Prozesse müssen ja auch sicher sein. Was sind denn die

Speaker1: größten Risiken bei der E-Rechnung?

Speaker0: Du hast einen wichtigen Punkt angesprochen. E-Rechnungen sind strukturierte

Speaker0: Daten, die automatisch verarbeitet werden.

Speaker0: Das macht sie anfällig für Manipulationen. Wenn Cyberkriminelle eine gefälschte

Speaker0: E-Rechnung einschleusen, kann das automatisch zu Zahlungen führen,

Speaker0: ohne dass jemand genau hinschaut.

Speaker1: Das klingt beunruhigend. Aber es gibt sicher auch Schutzmaßnahmen?

Speaker0: Absolut. Die E-Rechnung hat sogar Sicherheitsvorteile gegenüber PDF-Rechnungen.

Speaker0: Sie kann digital signiert werden, was Manipulationen praktisch unmöglich macht.

Speaker0: Außerdem sind die Übertragungswege meist verschlüsselt. Das Problem ist nur,

Speaker0: dass viele Selbstständige diese Sicherheitsfeatures nicht richtig nutzen.

Speaker1: Wie können sie das denn richtig machen? Ich denke da an Thomas,

Speaker1: einen Tischlermeister, der bisher alles mit Excel und Word gemacht hat.

Speaker1: Für ihn ist das sicher eine große Umstellung.

Speaker0: Thomas ist ein perfektes Beispiel. Er steht vor der Entscheidung,

Speaker0: welche Software er nutzen soll.

Speaker0: Meine Empfehlung ist immer, nicht am falschen Ende zu sparen.

Speaker0: Eine professionelle Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt,

Speaker0: kostet vielleicht 30 bis 50 Euro im Monat, aber sie spart ihm Stunden an Arbeit

Speaker0: und schützt vor teuren Fehlern.

Speaker1: Das ist ein wichtiger Punkt. Viele sehen nur die Kosten, aber nicht den Nutzen.

Speaker1: Was sind denn die konkreten Vorteile der E-Rechnung für kleine Unternehmen?

Speaker0: Die Vorteile sind wirklich beeindruckend. Erstens Automatisierung.

Speaker0: Die Rechnung kommt rein, wird automatisch erfasst, die Daten werden in die Buchhaltung übernommen.

Speaker0: Zweitens weniger Fehler. Keine Tippfehler beim Abtippen von Rechnungsdaten.

Speaker1: Das klingt nach einer echten Arbeitserleichterung. Aber ich kann verstehen,

Speaker1: dass viele Selbstständige Angst vor der Umstellung haben.

Speaker1: Wie gehst du in deinen Coachings mit diesen Ängsten um?

Speaker0: Ich erlebe das täglich. Letzte Woche hatte ich ein Gespräch mit Maria,

Speaker0: einer Grafikdesignerin. Sie war völlig überfordert von all den technischen Begriffen.

Speaker0: Zugpferd, X-Rechnung, XML-Format. Das klingt erstmal kompliziert.

Speaker0: Aber ich habe ihr erklärt, dass sie das alles nicht verstehen muss.

Speaker0: Sie muss nur die richtige Software wählen, die das für sie macht.

Speaker1: Das ist ein wichtiger Punkt. Man muss nicht alles verstehen,

Speaker1: aber man muss die richtigen Entscheidungen treffen.

Speaker1: Welche Software empfiehlst du denn für kleine Unternehmen?

Speaker0: Es gibt verschiedene gute Lösungen. Wichtig ist, dass die Software sowohl Zugpferde

Speaker0: als auch X-Rechnung unterstützt, eine gute Anbindung an die Buchhaltung hat

Speaker0: und regelmäßig aktualisiert wird.

Speaker0: Viele meiner Klienten nutzen cloudbasierte Lösungen, weil die automatisch aktuell gehalten werden.

Speaker1: Cloud ist ein gutes Stichwort. Das bringt uns wieder zur Cybersicherheit.

Speaker1: Wie sicher sind denn cloudbasierte Buchhaltungslösungen?

Speaker0: Das ist eine berechtigte Sorge. Aber paradoxerweise sind professionelle Cloud-Anbieter

Speaker0: oft sicherer als der eigene Computer.

Speaker0: Sie haben Sicherheitsexperten, regelmäßige Backups und Verschlüsselung.

Speaker0: Ein kleiner Handwerksbetrieb kann sich so ein Sicherheitsniveau alleine gar nicht leisten.

Speaker1: Das ist ein interessanter Punkt. Manchmal ist weniger Kontrolle tatsächlich mehr Sicherheit.

Speaker1: Aber zurück zur E-Rechnungspflicht.

Speaker1: Was passiert denn, wenn jemand die Umstellung verschläft?

Speaker0: Das kann teuer werden. Wer ab 2025 keine E-Rechnungen empfangen kann,

Speaker0: riskiert Probleme mit Lieferanten und Geschäftspartnern.

Speaker0: Außerdem können Bußgelder verhängt werden. Aber noch wichtiger,

Speaker0: man verpasst die Chance auf Effizienzgewinne und bleibt in veralteten Prozessen stecken.

Speaker1: Das erinnert mich an ein Gespräch mit einem Kunden letzte Woche.

Speaker1: Er meinte, er wolle noch warten, bis sich alles eingespielt hat.

Speaker1: Ist das eine gute Strategie?

Speaker0: Ich verstehe den Gedanken, aber ich rate davon ab. Erstens ist der Empfang ab

Speaker0: Januar Pflicht, da gibt es kein Warten.

Speaker0: Zweitens verpassen Zögerer die Chance, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Speaker0: Wer jetzt umstellt, kann 2025 voll durchstarten, während andere noch kämpfen.

Speaker1: Du sprichst von Wettbewerbsvorteilen. Kannst du das konkretisieren?

Speaker0: Gerne. Stell dir vor, du bist Lieferant und hast zwei Kunden.

Speaker0: Einer kann E-Rechnungen verarbeiten, der andere nicht.

Speaker0: Bei wem wird die Zusammenarbeit reibungsloser laufen? Wer wird bevorzugt behandelt?

Speaker0: Die E-Rechnungspflicht wird die Geschäftswelt verändern und wer vorbereitet ist, profitiert.

Speaker1: Das ist ein wichtiger strategischer Aspekt. Aber lass uns auch über die praktische Umsetzung sprechen.

Speaker1: Wie sollte ein Selbstständiger konkret vorgehen?

Speaker0: Ich empfehle einen Fünf-Schritte-Plan. Erstens Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse.

Speaker0: Zweitens Anforderungen definieren.

Speaker0: Drittens Software auswählen und testen. Viertens Mitarbeiter schulen.

Speaker0: Fünftens Schritt für Schritt umstellen, nicht alles auf einmal.

Speaker1: Das klingt strukturiert. Aber was ist mit den Kosten?

Speaker1: Viele Selbstständige haben gerade in der Startphase wenig Budget.

Speaker0: Das verstehe ich. Aber hier kommt wieder der AVGS-Gutschein ins Spiel.

Speaker0: Viele wissen nicht, dass sie

Speaker0: Unterstützung bei der Digitalisierung ihres Unternehmens bekommen können.

Speaker0: In meinen Coachings helfe ich dabei, solche Fördermöglichkeiten zu identifizieren und zu nutzen.

Speaker1: Das ist ein wichtiger Hinweis. Der AVGS-Gutschein kann wirklich eine große Hilfe sein.

Speaker1: Aber zurück zur E-Rechnung.

Speaker1: Gibt es auch psychologische Aspekte, die Selbstständige beachten sollten?

Speaker0: Absolut. Viele haben Angst vor Kontrollverlust. Sie denken, wenn alles automatisiert

Speaker0: ist, verlieren sie den Überblick.

Speaker0: Aber das Gegenteil ist der Fall.

Speaker0: Gute E-Rechnungssysteme geben viel bessere Einblicke in die Finanzen als Excel-Tabellen.

Speaker1: Das kann ich aus meiner Erfahrung mit Workflow-Optimierung bestätigen.

Speaker1: Automatisierung schafft Transparenz, nicht Intransparenz.

Speaker1: Aber wie geht man mit der Lernkurve um?

Speaker0: Geduld und realistische Erwartungen. Niemand wird über Nacht zum E-Rechnungsexperten.

Speaker0: Aber die meisten meiner Klienten sind nach zwei, drei Wochen schon viel entspannter.

Speaker0: Sie merken, dass es gar nicht so kompliziert ist, wie sie dachten.

Speaker1: Ich denke, das ist ein wichtiger Punkt für unsere Hörer. Es ist normal,

Speaker1: am Anfang unsicher zu sein.

Speaker1: Aber mit der richtigen Unterstützung ist die Umstellung machbar.

Speaker1: Mike, welche Rolle spielt denn die E-Rechnungspflicht in der größeren digitalen Transformation?

Speaker0: Die E-Rechnungspflicht ist eigentlich nur der Anfang.

Speaker0: Sie zwingt Unternehmen dazu, ihre Prozesse zu digitalisieren.

Speaker0: Und wenn sie erstmal angefangen haben, merken sie oft, wie viele andere Bereiche

Speaker0: sie auch optimieren können.

Speaker0: Von der Kundenverwaltung über die Terminplanung bis hin zum Marketing.

Speaker1: Das ist ein wichtiger Punkt. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt,

Speaker1: sondern ein kontinuierlicher Prozess.

Speaker1: Und die E-Rechnungspflicht kann der Startschuss sein.

Speaker0: Genau. Ich sehe das bei vielen meiner Klienten. Sie kommen wegen der E-Rechnung

Speaker0: und gehen mit einem komplett digitalisierten Unternehmen.

Speaker0: Das ist der wahre Wert dieser Pflicht.

Speaker1: Lass uns auch über die internationalen Aspekte sprechen.

Speaker1: Viele Selbstständige arbeiten ja auch mit Kunden oder Lieferanten im Ausland.

Speaker1: Wie wirkt sich die E-Rechnungspflicht darauf aus?

Speaker0: Das ist ein komplexes Thema. Innerhalb der EU gibt es unterschiedliche Standards und Fristen.

Speaker0: Wer international arbeitet, sollte sich frühzeitig informieren,

Speaker0: welche Anforderungen in den jeweiligen Ländern gelten.

Speaker0: Aber grundsätzlich geht der Trend europaweit in Richtung E-Rechnung.

Speaker1: Das bedeutet, wer jetzt umstellt, ist auch für die Zukunft gut gerüstet.

Speaker1: Aber was ist mit sehr kleinen Unternehmen?

Speaker1: Lohnt sich der Aufwand für einen Freelancer, der nur wenige Rechnungen im Monat schreibt?

Speaker0: Auch für kleine Freelancer lohnt es sich. Erstens ist der Empfang ja Pflicht.

Speaker0: Zweitens sparen sie Zeit bei der Buchhaltung. Und drittens wirken sie professioneller

Speaker0: gegenüber größeren Kunden. Viele Konzerne bevorzugen mittlerweile Dienstleister,

Speaker0: die E-Rechnungen unterstützen.

Speaker1: Das ist ein wichtiger Wettbewerbsaspekt. Professionalität zeigt sich heute auch

Speaker1: in der digitalen Ausstattung.

Speaker1: Aber lass uns auch über mögliche Probleme sprechen.

Speaker1: Was kann schiefgehen?

Speaker0: Das häufigste Problem ist, dass Unternehmen zu spät anfangen und dann unter

Speaker0: Zeitdruck schlechte Entscheidungen treffen.

Speaker0: Oder sie wählen eine Software, die nicht zu ihren Prozessen passt.

Speaker0: Deshalb ist eine gute Vorbereitung so wichtig.

Speaker1: Und wie kann man solche Probleme vermeiden?

Speaker0: Durch professionelle Beratung. Viele versuchen, alles alleine zu machen,

Speaker0: aber ein erfahrener Coach kann Wochen oder Monate sparen.

Speaker0: Gerade beim AVGS-Coaching können

Speaker0: wir gemeinsam die beste Lösung für das jeweilige Unternehmen finden.

Speaker1: Das ist ein wichtiger Service. Aber auch ohne Coach können Selbstständige einiges richtig machen.

Speaker1: Was sind deine wichtigsten Tipps?

Speaker0: Erstens, früh anfangen. Zweitens, nicht am falschen Ende sparen.

Speaker0: Drittens, auf Zukunftsfähigkeit achten. Viertens, Sicherheit nicht vergessen.

Speaker0: Und fünftens, sich Hilfe holen, wenn man unsicher ist.

Speaker1: Sehr gute Tipps. Ich möchte noch einen Aspekt ansprechen, der mir wichtig ist. Die Nachhaltigkeit.

Speaker1: E-Rechnungen sind ja auch umweltfreundlicher als Papierrechnungen.

Speaker0: Absolut richtig. Weniger Papier, weniger Transport, weniger Lagerung.

Speaker0: Viele meiner Klienten sind überrascht, wie viel sie zur Umwelt beitragen können,

Speaker0: nur durch die Umstellung auf E-Rechnungen.

Speaker0: Das ist ein schöner Nebeneffekt.

Speaker1: Und es passt zum Zeitgeist. Immer mehr Kunden achten auf Nachhaltigkeit.

Speaker1: Wer E-Rechnungen nutzt, kann das auch als Marketingargument verwenden.

Speaker0: Das stimmt. Nachhaltigkeit wird immer wichtiger für die Kundenentscheidung.

Speaker0: E-Rechnungen sind ein einfacher Weg zu zeigen, dass man verantwortlich wirtschaftet.

Speaker1: Lass uns zum Schluss noch einen Blick in die Zukunft werfen.

Speaker1: Wie wird sich die E-Rechnung weiterentwickeln?

Speaker0: Ich denke, wir werden noch mehr Automatisierung sehen.

Speaker0: Künstliche Intelligenz wird Rechnungen nicht nur verarbeiten,

Speaker0: sondern auch analysieren und Optimierungsvorschläge machen.

Speaker0: Die E-Rechnung wird zum intelligenten Geschäftspartner.

Speaker1: Das klingt spannend, aber auch ein bisschen futuristisch.

Speaker1: Sollten sich Selbstständige jetzt schon Gedanken über KI in der Buchhaltung machen?

Speaker0: Nicht übertreiben, aber im Hinterkopf behalten. Wer jetzt eine zukunftsfähige

Speaker0: Software wählt, wird von diesen Entwicklungen profitieren.

Speaker0: Wer bei veralteten Systemen bleibt, wird irgendwann wieder umstellen müssen.

Speaker1: Das ist ein wichtiger strategischer Gedanke. Investitionen in die Digitalisierung

Speaker1: sollten langfristig gedacht werden. Mike

Speaker1: Was ist dein wichtigster Rat für unsere Hörer?

Speaker0: Habt keine Angst vor der E-Rechnungspflicht. Seht sie als Chance,

Speaker0: euer Unternehmen zu modernisieren und effizienter zu machen.

Speaker0: Und holt euch Hilfe, wenn ihr sie braucht.

Speaker0: Mit dem AVGS-Gutschein ist professionelle Unterstützung oft kostenlos möglich.

Speaker1: Das ist ein sehr ermutigender Abschluss. Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur

Speaker1: eine lästige Pflicht, sondern eine Chance für mehr Effizienz und Professionalität.

Speaker1: Vielen Dank, Mike, für diese wertvollen Einblicke.

Speaker0: Gerne, Lia. Ich hoffe, wir konnten unseren Hörern die Angst vor der E-Rechnung

Speaker0: nehmen und zeigen, dass die Umstellung machbar ist.

Speaker1: Das haben wir sicher geschafft. Liebe Hörerinnen und Hörer, wenn ihr Fragen

Speaker1: zur E-Rechnungspflicht oder zur Digitalisierung eures Unternehmens habt, meldet euch gerne.

Speaker1: Alle Kontaktdaten findet ihr in den Shownotes.

Speaker0: Und vergesst nicht, mit dem AVGS-Gutschein könnt ihr euch professionelle Unterstützung holen.

Speaker0: Nutzt diese Chance für euer Unternehmen.

Speaker1: In der nächsten Folge sprechen wir darüber, wie die E-Rechnungspflicht mit anderen

Speaker1: digitalen Trends zusammenhängt und was das für die Zukunft der Selbstständigkeit bedeutet.

Speaker1: Bis dahin wünschen wir euch viel Erfolg bei euren Projekten.

Speaker0: Bleibt neugierig und mutig. Bis zum nächsten Mal.

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